文档管理和档案管理

    文档管理是PDM的核心功能之一，这本来是个卖点，但是由于有些人认为实现文档管理还有一些更为廉价的手段，所以它不但不为PDM增色反而常常成为话柄，以至于现在供应商在向用户讲解PDM的好处时都不敢首先提及文档管理，生怕落入一个早已布置好的圈套。

    文档管理真的那么廉价吗？在研修班上，来自航天企业的专家，就PDM如何满足档案管理要求提出疑问，讨论结果表明，长期以来供应商对这方面的需求缺乏准确把握，大多数用户在他们的导向下自己放弃了档案管理的传统和立场，将文档管理局限于PDM系统之内，仅仅满足于对文档的创建、检入、检出、发布和变更操作以及电子仓库功能的实现上。事实上文档管理应该覆盖其整个生命周期，而其生命周期不管是在空间上还是在时间上都超出了PDM的范围，有必要延伸到档案管理领域。
 
    1. 文档管理和档案管理初略比较

    工程师在PDM中完成文档的创建、发布，然后将电子文档提交到档案管理部门，如果发生更改，通知档案管理部门。更改过程有的是由工程师执行更改，档案管理员核对，有的是由档案管理员执行更改，工程师核对。无论创建、发布、存档还是更改，都是首先由工程师在PDM中启动流程，主动权在工程师手里。

    2. 存在的问题

    目前，关键问题在于对文档或文件有效性、一致性、完整性的鉴别及其更改控制。

    1). 归档一致性  PDM中“归档”和档案管理中“归档”具有不同的含义，从而导致操作步骤及归属的不一致。
    2). 文档有效性基准  在电子文档和纸介质文档之间以哪一个为有效性基准；在图档管理对象和档案管理对象之间又以哪一个为有效性基准。过去一般以纸介质和档案管理对象为基准，但是现在在新技术面前遇到了很大挑战，比如三维模型只有电子文档，没有纸介质文档；几乎所有企业内创建的产品电子文档都首先是PDM的文档管理对象，然后才是档案对象；电子文档的有效取决于设备和应用软件的支持，一个没法打开的文件是无效的。
    3). 更改控制  

    * 更改一致性  文档归档之后，所有的不一致几乎都是“更改”引起的，表现为更改结果和更改令的要求不一致、在不同介质上的更改结果不一致。
    * 更改权限  现行的档案管理无论是手工还是计算机系统，与PDM中更改权限控制机制都不一样，在PDM中权限的授予和撤销容易实现，但是正因为此，使得档案管理人员不得不对这种......More↓↓↓